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A4紙本資料整理術

建立 專屬的收藏資料夾，把好文一次分享給朋友！

這些檔案資料如果沒有分門別類就堆在一塊，或是

和一些不重要的文件或廢紙混雜在一起，真正要用

時就難以檢索取用，工作的進度和效果就會大打折

扣。要改善工作績效，千萬別忘了鍛鍊文件資料的

整理歸檔技巧！

一般文件資料的整理
招數1：將文件標示處理順序「能站著，就別躺著」

要處理的文件最好豎放在桌面上。這種讓文件站起來

的精神，可以讓工作可視化。因此如果辦公桌上有一

些處理中的文件，可以將其分別整理好放入透明資料

夾裡頭再標上「緊急」「待辦」「存檔」...等的，再

依照工作的輕重緩急分別放在公文架或讀譜台上頭，

這樣就可以很容易安排處理的先後順序。此外也可用

顏色來區分，例如紅色資料夾代表「緊急」，黃色資

料夾代表「待辦」，綠色資料夾代表「存檔」，看起

來一目瞭然。

招數2：將文件依主題區分

文件整理盒是一般辦公室最常見的整理工具，容量大

且色彩豐富，很適合做為基本的文件整理工具。
因此，要存檔的文件可以依主題區分，將同一個主題

的資料用透明資料夾或檔案夾收好放在同一個整理盒

，並且可以用顏色來區隔不同主題的資料，這樣看起

來既美觀又整齊。

招數3：利用檔案夾側邊標示日期

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以上說書影音有時候檔案拿進拿出秩序就容易亂掉，

得花一番功夫才能再弄清前後順序。如果要讓歸檔後

的文件蒐尋容易，不妨善用檔案夾側邊，在上面用不

同的方式加以標示，例如可以在檔案夾側邊貼上顏色

貼紙，一種顏色代表一個月份，貼紙的高低表示先後

順序，這樣就容易尋找與歸檔。

**招數4：文件尺寸以A4為主
**

文件要統一形式。統一形式的好處在於準備方便、作

業單純、歸檔和檢索起來也很容易。尺寸最好以A4規

格為主，如果不是A4的文件，可以用影印、裁切或剪

貼的方式改成A4大小。而且最好統一在固定的地方標

上日期，以方便查詢。

名片的整理
招數1：簡單記下對方的資料

拿到名片後，最好在名片上簡單地註記對方相關資料

，比如說把見面的事由、日期、地點、對對方的印象

等等寫在名片上，而且不要隔太久才做，這樣才不會

對對方失去印象，也喪失交換名片的意義。

招數2：常聯絡的名片放在桌上整理盒

有時候在一個場合中就會拿到一堆名片，這時候可以

先做初步的整理，把會常聯絡的放在桌上的名片整理

盒或轉動式名片架，不會常聯絡的名片就收在大本名

片簿裡。
舉例來講，像公司聯絡窗口、重要客戶的名片就可以

放在名片盒，方便隨時查看聯絡，其他的就收在名片

簿，當做基本的人脈資料庫。

招數3：將名片做基本分類

名片簿可以做基本分類，主要是依個人工作範圍和需

求去分類，但也不需要做到太複雜的分類。此外，名

片不能光收不丟，需要定期整理。比如說當名片簿已

經放不下時，就可以把裡頭的名片過濾一遍，那種只

是純粹基於禮貌而交換的名片，或是預期以後不會再

碰面的人的名片，就可以丟掉。

書和雜誌的整理
招數1：立著放比疊著放好

書和雜誌要立著放，不要疊著放。如果是堆成一堆放

著，在下面的就看不到、也容易用不到。以垂直的方

式、側邊向外整齊排好，看起來就一目瞭然。

招數2：相同主題的放在一起

在整理書籍和雜誌時，要把相同主題的都放在一起，

並依出版社和期別順序排放，才能讓書和雜誌成為方

便取用的資料庫，並且記得取用後一定要放回原來位

置。

招數3：善用目錄做歸檔管理

書和雜誌其實滿占位置的，如果只對書和雜誌裡頭的

部分內容有興趣時，可以考慮只把有用的部分影印下

來或撕下來，或是把目錄撕下來，保存這些部分即可

；其他的部分丟掉或收在倉庫裡，就可以節省不少空

間。日後如果需要找尋裡頭的詳細資料，只要有目錄

就可以很快速地檢索出來。 信件、卡片、收據等的整

理

招數1：收到就馬上處理

信件、卡片、發票這些具有時效性的東西，最好是收

到就馬上處理，如果丟在桌上或收在抽屜裡，不是容

易搞亂，就是很容易就會被遺忘。

招數2：統一收納並定期整理

如果無法立即處理信件、卡片、發票，或是比較習慣

定期整理，就必須將這類的物品統一收在一個地方並

定期整理。在整理時，很久以前的、已經過期的、或

是沒有用處的全部丟掉，需要留著的分別準備資料夾

或資料袋，依時間順序收入其中，方便找尋。

**招數3：重要事項另外備註
**

信件、卡片裡如有重要事項，要另外記在筆記本或記

事本，例如更動的地址、宴會的日期等等。就算有留

著信件和卡片，也最好再另外記下來，以免遺漏忘記。

**TIPS 文件資料整理原則
**■分類要按部就班 《資料整理快捷術書》一書作者

資料整理專家村岡正雄指出，要讓文件成為清楚且容

易檢索的資料庫，就要先知道對自己而言必要的資訊

是什麼，因為別人很重視的資訊，對你而言可能卻無

關緊要。所以在整理文件資料前，首先要根據文件的

內容判斷其價值與功能，是「馬上會用到的」「使用

機會高的」「先保存起來的」或是「沒有機會用到的

」資訊，就可以了解文件要怎麼處理。 接下來，除了

要立即處理和要丟棄的文件之外，需要保存、歸檔的

文件就要加以分類。分類並沒有特定的規範，主要是

配合個人的工作型態和內容來決定。
不過一般來講，大概有下列幾種方向：
．依業務內容：這是辦公室常用的分類歸檔方法。比

如說，企畫部門的人可以依照「帳款票據」「企畫」

「客戶資料」「會議記錄」等業務來做分類。在整理

時可以用標題的字母順序來做依據。
．依主題：例如採訪記者可以把記者會的資料分成「

科技業」「金融業」「服務業」「傳播業」等類別，

並把和各主題的有關的文件分別放在一起。
．依時間序列：就是依照文件、資料產生的時間序列

或是收到的時間序列來整理。比如行政部們的人要處

理申請表、票據、報紙剪報之類的文件，就可以用這

樣的方式來整理。
此外，在擬定分類的時候，有時候還要訂定和釐清各

分類的相關關鍵字，這可以做為個人對文件分類的判

斷標準。例如說，如果把行業當做分類的方式，那麼

網路拍賣公司究竟是屬於科技業還是服務業，就要先

定義清楚，不然其相關文件資料就不知道要放在哪一

類。
依照這樣的原則來決定資料分類的方式後，就可以將

分類好的文件依序收放在整理盒或檔案櫃裡。如果歸

檔、整理方法能夠按部就班、有條有理，使用起來就

能得心應手。
■分類不要太複雜，也不要太勉強 整理的最終目的就

是要讓工作簡化，所以文件資料的分類標準簡單就好

，不要太細、太複雜。像「會議記錄」如果還細分成

「部門內會議」「跨部門會議」「全社大會會議」「

合作廠商會議」「動腦會議」……，整理起來反倒耗時

費力，而且也會喪失整理的重點。此外，也不要勉強去

替文件資料分類，真的無法分類的可以設一個「其他」

類來處理，或是先放在保存用的暫存箱中，等有空再重

新思考如何分類。
■善用標題 為了可以迅速找出所需的檔案文件，在歸檔

時最好要在檔案夾或文件夾上寫上標題以利辨識，例如

「2003客戶調查分析」「教育訓練課程資料」等等，這

樣時檢索會比較容易也方便物歸原處。標題的命名則要

具體、簡潔，不要太過抽象、粗略，也不能長長一串，

才能淺顯易懂、易於辨識。
來源：https://www.managertoday.com.tw/articles/view/537?utm_source=copyshare
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